第一條為加強辦公軟體使用管理，鞏固軟體正版化工作成果，維護公共利益和提升版權保護水平，從源頭杜絕盜版侵權軟體使用，保障辦公用電腦保安、穩定、高效執行，依據國家有關法律法規，制定本辦法。
第二條本制度適用範圍為酒店辦公用計算機(包括手提電腦、桌上型電腦)。
第三條本制度所指的計算機軟體包括用於辦公的作業系統、辦公軟體、病毒防護軟體。
第四條計算機軟體按照“集中管理，分散使用、保管”的方式實施管理。各部門設專人負責計算機軟體的安裝、使用、維護、報廢工作，指定專人擔任系統管理員，遵循“誰管理誰負責”的原則承擔管理責任。所有計算機及安裝軟體必須建立管理臺帳，對每套計算機軟體進行登記、入冊。
第五條採購的辦公軟體應嚴格按照採購合同的約定，重點加強對軟體授權證書或許可協議等的管理工作，並在購置合同中約定不得侵犯第三方版權。
第六條採購軟體時應當對軟體的相容性、授權方式、資訊保安、升級等售後服務提出具體要求，同時應注意加強軟硬體採購的銜接，確保採購新計算機裝置符合預裝正版作業系統軟體的要求。
第七條新購計算機及軟體，應由資產管理部門向供應商索取軟體授權證書和安裝盤及隨附物品等並予以核實。所有能夠證明軟體合法性的證書及檔案等，一律及時由資產管理部門登記集中存放和保管。
第八條計算機及軟體資產的添置、淘汰應當嚴格執行國有資產管理制定，履行相應審批手續，並及時調整資產臺帳：以授權形式購置的軟體許可到期後，應立即停止使用，並及時辦理處置手續。
第九條工程部負責辦公軟體的安裝、解除安裝工作，並不定期抽查本部門正版軟體使用情況，督促使用正版軟體；各部門主要負責人作為本部門使用正版軟體的監督人，計算機使用人員是軟體使用管理的直接責任人。
第十條各計算機使用人員應保證軟體序列號對應安裝在計算機上，軟體序列號不得借給他人使用，不得擅自解除安裝正版軟體，不得自行安裝使用非正版軟體。
第十一條各部門設專人負責統籌正版軟體的管理，正版軟體作為固定資產，並實行臺賬管理，即對各類正版軟體進行登記，內容包括軟體名稱、版本、來源型別、許可證(授權書)編號、有效期、供貨商、價格、購買日期、安裝及使用情況等。由專人妥善保管軟體介質、說明書、使用許可證等資料。
第十二條考核內容包括：
(一)軟體正版工作的摸查工作。
(二)正版軟體的採購情況。
(三)正版軟體的安裝驗收情況。
(四)正版軟體的資產管理情況。
(五)正版軟體的年度使用情況的彙報材料。
(六)正版軟體長效使用工作機制的建設情況。
第十三條考核按照評議結果分為“優秀”、“合格”、“基本合格”、“不合格”四個等級，對於被評為“不合格”的部門，要追究相關人員的責任，對相關責任人要進行誡勉談話，情節嚴重的，要給予通報批評或行政處分。
第十四條本制度自發布之日起實施。