學習完《高效會議管理技巧》之後，深深感到，準備工作極為重要，做任何事情，事先準備工作做成功了，就會成功，否則就要失敗。
做為一次會議的全面管理，要從它的啟動、計劃、實施、控制、收尾階段進行逐步落實、安排、實施，這幾個階段並非按時間排序。
一、啟動階段
首先在啟動階段，做為會議的發起人，應根據會議的目的，從而決定以哪種形式召開會議，一般情況下會議的目的有：溝通會、資訊傳達、監督員工的工作進度、達成協議並解決問題、決策和資源共享、開發創意、激勵員工士氣、鞏固經理人的地位；形式按照人數分為一對一和團體的會議，按照方式分為面對面、電話、視頻，按照目的分為：例會、臨時會議、宣佈人事安排和政策、當眾表揚或批評、集思廣益會議。有時發起人要與他人（包括協辦人、聯辦人）通過一對一或團體的形式決定會議召開的方式。在啟動階段，應確定會議的目的和方式。
二、計劃階段
其次在計劃階段，做為會議的發起人，應確定一下幾個方面事宜：
(一)人員分工
一般人員分工可設為專業小組負責制，小組有專業組、後勤保障組、會務組、綜合組、聯絡組、現場演示組等，根據會議不同，設置相應的小組。同時應確定會議的主持人、記錄人、召集人、參會人。明確小組與相關人員職責。
(二)會議時間：一般會議建議在週二至週四召開。
(三)會議地點：建議在會議室召開，討論會、集思廣益、頭腦風暴型會議（此類型會議建議5-7人蔘會）建議採用圓桌型會議，人事安排、工作安排、例行會議人數不限，除非是工作安排型會議，一般情況不建議在經理辦公室召開。
(四)會議議程：是對此次會議的整體安排，應包括會議中分享的話題、交流的信息，會議進行的程序、會議時間安排。
(五)應急預案：
1、為防止出現意外情況，各小組成員或相關人員應設置AB角。
2、應對各類參會人進行有效控制（詳見控制階段）。
3、應對各種不良環境制定應急預案，比如：停電、惡劣天氣、參會者或工作人員身體健康、交通堵塞等。
(六)會議規則：參會人要將工作安排交給會議的主持人、超過一小時的會議要有書面或郵件加電話的通知、所有參會者都要有準備發言的心態、會議要能準時開始和結束、主持人對決議能否達成負直接責任、在會上要維護別人的尊嚴、要有人提出不同的意見、會後要能拿到書面的記錄、參會者要履行反饋職責。
(七)其他事項
會場及座位的佈置，參會者座位佈置（詳見控制階段），會議簽到簿，參會者交通工具及住宿，是否有資料隨會議通知下發，是否需要輔助設備（如投影儀、幕布、白板、錄音設備、攝像或攝影設備），準備文具紙張，會場周邊位置圖（應標註洗手間、餐廳、休息間、出口及應急出口），是否需要參會者準備資料（包括格式、份數），會後是否有娛樂項目，參會者是否有少數民族，是否有人吃素、有否外賓及媒體記者參加。
(八)主持人的準備工作
主持人應在會前對設定溝通目標，根據目標制定行動計劃，如何應對爭執，並進行swot分析。
三、實施階段
(一)會議引言：會議引言即會議開場白，在會議開始時，用3-5分鐘的談話，系統而簡潔的明確會議宗旨講話，開場白中應包括會議進行的程序、提供跟討論有關的資訊、規範會議的議程、制定會議記錄者、徵求對會議設計是否有意見。
(二)如何控場：控場包括兩部分，會議時間的分配和掌握議事進度。
會議（討論、集思廣益、頭腦風暴）時間的分配應掌握二八原則（人事調整、工作安排、確定經理人地位等會議除外），即主持人與參會者發言佔時間之比。
支持人可以利用語言和非語言的方式進行議事進度的掌控，將主動權掌握在主持人手中，語言可以用“這個觀點我們已經知道了，能問一下您旁邊那兒先生是什麼觀點”、“這個觀點我們已經知道了，還有其它補充的嗎？”等，非語言可以用停止正在做的筆記、用手勢壓一壓等來提醒參會者停止發言。
(三)如何達成會議決策
1、 形成會議決策的流程：
a) 用足夠的時間檢查會議討論事由的困難是什麼，並且與參會者達成共識。
b)用列舉法、圖表法提出提案，並進行討論。
c) 列出圖表、列舉事實以後，客觀的評估每個提案的優劣。
d)估計每個議案的獲益率。
e) 評估有沒有采集更多資料的需要，如有立即散會收集，否則徵集反對意見。
f)需求參會者對每個議案的表決。
g)對這個議案進行修改、補充。
h)對提案的負責人、監督人、執行人進行確定。
2、 形成決策的方式:
形成決策的方式一般有一下幾種方式 ：
a) 權威決策
b)少數服從多數
c) 共識決策
d)無異議決策
e) 頭腦風暴法：此時需注意不能歧視每個觀點，不許打進他人
f)專家決策：專家在會場內外均可
g)異地思考法
h)思路轉換法---特意設置一個角色，提出與眾不同、反向、不太合理的方式，類似黑臉。
利用會議中的衝突，達成會議決策，衝突一般分為暴力型、遷就型、迴避型、協作型、妥協型
(四)如何圓滿結束會議
會議結束之前 ，至少需留5分鐘左右時間，進行會議總結，並與參會者進行溝通，確保會議達成決策一致，每個人職責是否分配妥當，如有必要，可對其中的關鍵人或關鍵步驟的每個人逐一進行確認、核對。
四、控制階段
會議中的控制比較重要，如果掌握不妥，很可能就是一次失敗的會議，一般情況從以下兩方面對參會者進行控制：
(一)參會者類型
參會者中一般有五種類型，分別為蟬、鯊魚、驢、兔子、螃蟹類型，這五種的鑑別及應對方案如下：
1、蟬型參會者
如何鑑別：該類型的參會者一般會有以下現象，講故事（和討論的主題無關）；講了很久才能進入主題；講的太模糊，沒有具體事例；拒絕傾聽別人的觀點
應對方法：應對方法有搖頭且微笑；把筆記本合上，暫停記錄；用手勢示意對方停止講話；事先提醒用時間限制；用總結的方式；轉移發言人。
2、鯊魚型參會者
如何鑑別：該類型的參會者一般會有以下現象，有攻擊別人的傾向；給予消極否定意見。
應對方法：應對方法有非語言性打斷；重申會議規範；用反問法。
3、驢型參會者
如何鑑別：該類型的參會者一般會有以下現象，防衞性特別強，心裏有堵牆；不能站在別人的立場上看待問題；過於敏感。
應對方法：應對方法點名發言、重複問題、突出他的貢獻。
4、兔子型參會者
如何鑑別：該類型的參會者一般會有質疑正在使用的程序，總是提議不同的方法。
應對方法：應對方法是肯定他的貢獻，重申可以先試用現在的程序。
5、螃蟹型參會者
如何鑑別：該類型的參會者一般會有做別的事情、小團體討論、經常接電話、經常打瞌睡、干與會議無關的其它事情。
應對方法：應對方法強調時間壓力、重申會議規範、帶入別人、短暫沉默。
(二)參會者的座位安排
將參會者中兔子安排在主持人正常的視線內（尤其是集思廣益、頭腦風暴、方案研討會議），螃蟹安排在兔子旁邊，用於約束螃蟹的行動，鯊魚、蟬、驢放在螃蟹的旁邊，可以安排在主持人正常視線外，可以限制其發言。
五、收尾階段
(一)會議的評估：可以在會議結束之前，發給參會者評估表，評估本次會議的效率如何，評估內容至少應包括但不僅限於：會議是否有必要、開會的目的是否清楚、工作分配是否得當。
(二)會後的跟進
會後的跟進主要包括兩個方面，即參會者和主持人兩方面。
1、參會者會後跟進
參會者會後跟進應從以下幾個方面做起：首先拿到會議記錄後要認真細讀，其次應不折不扣的執行會議安排，還要考慮自己任務的完成方法，最後一定要認識到會議是一項新任務的開始。
2、主持人會後跟進
主持人會後跟進應從以下幾個方面做起：首先請大家填寫會議評估表（前有所表），針對評估表中的意見或建議進行改進措施；也可以直接詢問和聯絡缺席的同事的看法；制定跟進計劃，負責具體的跟進工作；如有需要，可以找高層協助；如計劃進行順利，則取消下次會議；會議之後應進行自我檢查，總結該次會議的得失情況。
六、會議管理技巧方面
(一)會議中的溝通技巧
溝通工作極為重要，他不僅僅體現在會議中，而且他已經深深的融入在我們的生活、工作、學習任意一個環節中。溝通的書面定義：是人與人之間、人與羣體之間思想與感情的傳遞和反饋的過程，以求思想達成一致和感情的通暢。我理解的“溝”應該為用語言去説，用肢體語言去表示，“通”就是成員之間説的、表示的相互一致。
1、溝通中的問題
溝通中要避免溝通漏斗現象，要確保心裏想的、説的、聽到的、聽懂的、行動的較為接近，因此，在溝通中要避免以下幾個方面：
a) 由於溝通者的文化背景、年齡、性別、語言不同，造成在平行線上跑，無法達成一致。
b)信息和專業知識掌握的不夠。
c) 重點強調不足，條理不清楚。
d)出現不會積極的聆聽、有偏見、先入為主、判斷錯誤現象。
e) 溝通時間長，失去耐心，造成爭執。
f)按自己的思路思考，忽略了他人的需求。
g)準備工作不充分，時間不妥。
h)語言不通。
i)記憶力不好。
2、有效溝通的原則
a)有明確的溝通目標
b) 有明確的時間約束
c)充分做好溝通準備工作
d) 要重視每一個細節
e)要積極努力的傾聽
f) 雙方努力達成目標
3、溝通技巧
要順利的完成溝通工作，我認為首先要能做到換位思考，要把自己、對方、設身處地這三者關係掌握好；其次是要能得到對方充分的信任，要找到雙方的共同點，適當展示能力和水平，適當的暴露脆弱的地方來建立信任；最後要認識到，溝通中的冰山模式，即工作層面關係和私人層面關係，兩者也是二八比例。
(二)會議中的批評技巧
會議與平時的批評基本一樣，他也應該有一定的技巧，首先應該表揚特定的成就，然後指出做的不好的地方，最後以肯定和支持來結束，即所謂的漢堡原理，先表揚再批評最終再表揚和肯定。
(三)傾聽技巧
傾聽應該是暫時忘掉自我的思想、期待、成見和願望，全神貫注地理解説話者的內容，跟着他一起去體驗，感受整個過程。在傾聽時，需注意以下幾個方面：
1、傾聽的禮節
在傾聽時，一定要有足夠的耐心，不要輕易打斷別人的説話。假如別人講的是故事，做為聽眾首先應該聽聽這個故事，其次是聽聽這個完整的故事，最後是先聽聽別人完整的故事。
2、傾聽的技巧
在傾聽時，打斷對方説話固然不妥，但是一聲不吭、無動於衷也是萬萬不可的。因此在傾聽時，也要有所迴應，首先坐姿應該傾聽，用肢體語言拉近距離；可以點頭而且微笑的方式予以迴應，傾聽時經常性的眼神接觸也是必不可少的，偶爾發出傾聽的聲音、重複或總結對方的談話內容，必要時做記錄，這些都是在傾聽時不可缺少的技巧。
(四)講話的流程
講話首先應該展示自己的觀點，然後探詢他人觀點，對自己和別人的觀點進行討論，通過總結、表決的方式確定一個大多數人認可的觀點。
(五)主持人的守則與責任
一次會議的成功與否，主持人的作用極為重要，因此對一個主持人的要求就很高，需從以下兩個方面做起：
1、主持人的守則與責任
做為一名主持人應該有良好的職業操守，任何不公正、偏激的言語、動作不應該在會中體現出來，所以以下幾項是基本要求。
a)要營造和諧的氣氛
b) 負責會議照常進行
c)負責總結討論內容
d) 引導發言人去解釋
e)幫參會人理清思路
f) 避免會中意見一邊倒
g) 減少和議題無關的爭論
h)要保持中立的態度
2、會議避免出現的現象
在會議中，主持人要避免以下的現象:
a)聽完陳述之後沒詞了
b) 向對方之一標示贊同
c)阻止對方宣泄
d) 提出雙方都是錯誤的
e)縮小問題嚴重性
f) 引導雙方攻擊自己
g) 建議舉行其他主持人會議
h)表達出自己不愉快的情緒
(六)參會者的守則與責任
一次完滿的會議，離不開參會者與主持人的相互配合，因此，對於一個參會人也要有相關的要求，主要是從以下幾個方面做起：
a)準備工作，主要是要有一個開放的心態
b) 會中要貢獻自己的創意、意見、建議
c)已解決問題為己任
d) 排除部門之見
e)儘可能多的獲取信息
f) 耐心傾聽，尊重他人意見
g) 勇於發言，言之有物
h)不隱惡揚善，不攻擊他人人身
i) 避免不當的肢體語言
j) 及時做會後總結